Portfoliomanagement und Geschäftsführung

Portfoliomanagement und Geschäftsführung übernehmen beide die delegierte Führung im Auftrag der Eigentümerschaft, unterscheiden sich jedoch im Umfang der Verantwortung.

Das Portfoliomanagement führt ein Immobilienportfolio: die Entwicklung und Umsetzung der Portfoliostrategie, die Steuerung der einzelnen Liegenschaften, das Finanzcontrolling sowie die Begleitung von Bauprojekten in der Rolle als Projektleitung Bauherr. Es richtet sich an Eigentümerinnen und Family Offices, die ihr Immobilienvermögen professionell führen lassen möchten, ohne dafür eine eigene Organisation zu benötigen.

Die Geschäftsführung geht darüber hinaus und übernimmt die Führung der ganzen Organisation, beispielsweise einer Stiftung, einer Immobiliengesellschaft oder eines Immobiliengefässes. Sie schliesst das Portfolio- und Assetmanagement des zugehörigen Immobilienbestands mit ein, ergänzt es aber um die Geschäftsführung und Administration der Organisation selbst, die Betreuung der Gremien sowie die treuhänderische Führung von Finanz- und Rechnungswesen. Wer eine Geschäftsführung beauftragt, bezieht damit implizit auch das Portfoliomanagement.

Welche der beiden Leistungen die richtige ist, hängt von der Rechtsform und der Ausgangslage der Auftraggeberschaft ab: Eine Privatperson mit einem Immobilienportfolio benötigt in der Regel ein Portfoliomanagement, während eine Stiftung oder Gesellschaft mit eigenen Gremien und einer eigenständigen Organisation von einer vollständigen Geschäftsführung profitiert.

Portfoliomanagement und Assetmanagement betrachten ein Immobilienvermögen aus unterschiedlichen Perspektiven und werden in der Praxis häufig gemeinsam erbracht.

Das Portfoliomanagement nimmt die übergeordnete Sicht auf das gesamte Portfolio ein. Es entwickelt die Portfoliostrategie, entscheidet über die Zusammensetzung und Ausrichtung des Bestands und steuert Investitionen sowie Devestitionen im Verhältnis zueinander.

Das Assetmanagement setzt diese Strategie auf Stufe der einzelnen Liegenschaft um. Es entwickelt Objektstrategien, führt die Bewirtschaftung, überwacht die Objektperformance und bereitet Entscheidungen zu Vermietung, Instandhaltung oder Repositionierung einzelner Objekte vor.

Die beiden Ebenen lassen sich konzeptionell trennen, greifen in der Praxis jedoch eng ineinander: Strategische Entscheide auf Portfolioebene wirken sich unmittelbar auf die einzelnen Objekte aus, und die auf Objektebene gewonnenen Erkenntnisse fliessen wiederum in die Portfoliostrategie ein. Wir erbringen Portfolio- und Assetmanagement deshalb bewusst aus einer Hand.

Portfoliomanagement und Bauherrenvertretung können sich bei Bauprojekten innerhalb eines Portfolios überschneiden, sind jedoch unterschiedlich verankert.

Im Rahmen eines Portfoliomanagement-Mandats übernehmen wir bei Bauprojekten die Rolle der Projektleitung Bauherr in Anlehnung an SIA 101. Diese Funktion ist Teil des laufenden Portfoliomandats und nicht auf ein einzelnes Projekt beschränkt: Wir bereiten Entscheide der Eigentümerschaft vor, wählen Planende aus, begleiten Vergabeverfahren und vertreten die Eigentümerinteressen gegenüber der Bauherrenvertretung.

Je nach Projekt nehmen wir die operative Bauherrenvertretung selbst wahr oder beauftragen und führen dafür eine externe Bauherrenvertretung. Die eigenständige Dienstleistung Bauherrenvertretung wiederum wird unabhängig von einem Portfoliomanagement-Mandat als projektbezogenes Vertretungsmandat für ein konkretes Bauvorhaben erbracht.

Eine externe Geschäftsführung bietet sich an, wenn eine Stiftung, eine Immobiliengesellschaft oder ein Immobiliengefäss über keine eigene, durchgehend besetzte Geschäftsstelle verfügt, die strategische Verantwortung aber beim Stiftungsrat oder Verwaltungsrat verbleiben soll.

Das betrifft insbesondere Organisationen, deren Vermögen wesentlich aus Immobilien besteht und die deshalb sowohl immobilienspezifisches als auch organisatorisches und treuhänderisches Fachwissen benötigen, dies aber nicht dauerhaft intern aufbauen wollen. Auch bei einem anstehenden Wechsel in der bisherigen Geschäftsführung oder bei wachsender Komplexität des Portfolios kann eine externe, professionell aufgestellte Geschäftsstelle die notwendige Kontinuität sicherstellen.

Wir übernehmen als externe Geschäftsstelle die operative Führung und rapportieren direkt an das zuständige Gremium, das jederzeit die Aufsicht und die strategischen Entscheidungskompetenzen behält.

Die Honorierung richtet sich nach Aufwand und Art der Leistung und wird individuell vereinbart. In der Praxis kommen dabei unterschiedliche Modelle zur Anwendung.

Beim Portfoliomanagement ist neben der Abrechnung nach effektivem Aufwand auch eine Honorierung der Grundleistungen in Prozent oder Promille der Assets under Management (AUM) verbreitet. Ein solches AUM-Modell setzt jedoch eine gewisse Portfoliogrösse voraus: Bei kleineren Portfolios schwankt der tatsächliche Aufwand pro Liegenschaft stärker und lässt sich über wenige Objekte weniger gut ausgleichen. Auch die Körnigkeit und Komplexität der Liegenschaften spielen eine Rolle, insbesondere die Nutzungsart, da ein Wohnportfolio andere Aufwände verursacht als ein Gewerbeportfolio. Private Eigentümerinnen und Family Offices bevorzugen deshalb häufig eine Honorierung nach effektivem Aufwand (wie sie es bei ihrem Anwalt oder Treuhänder gewohnt sind) auf Basis eines gemeinsam vereinbarten Jahresbudgets.

Bei der Geschäftsführung gelten grundsätzlich dieselben Überlegungen. Da die übergeordneten, wiederkehrenden strategischen und operativen Aufgaben der Geschäftsführung jedoch stärker standardisierbar und klar von den Leistungen auf Stufe der einzelnen Liegenschaften abgrenzbar sind, lässt sich dafür einfacher ein Pauschalhonorar festlegen. Leistungen mit Projektcharakter, etwa im Zusammenhang mit einzelnen Bauvorhaben oder Transaktionen, werden auch bei einer Pauschale für die Grundleistungen in der Regel zusätzlich und separat nach Aufwand entschädigt.

Die konkrete Honorierung wird in jedem Mandat individuell und abgestimmt auf Grösse, Komplexität und Zusammensetzung des Immobilienbestands vereinbart.